Estamos atravesando la era de la comunicación y de eso ya no quedan dudas. Si bien aprendemos a comunicarnos a temprana edad, no siempre logramos transmitir nuestro mensaje de la manera correcta o no siempre el receptor lo recibe e interpreta de la manera en que creemos estar diciéndolo.
A nivel empresarial, una mala comunicación interna puede representar aproximadamente un 15% de pérdida.
Por eso, es imprescindible contar con estrategias que nos permitan llevar adelante los proyectos con la menor cantidad de errores posibles y obteniendo mejores resultados.
En este artículo te contamos de qué se trata la comunicación interna y qué herramientas tener en cuenta para mejorarla.
¿Qué es la comunicación interna?
Hablamos de comunicación interna cuando nos referimos al diálogo entre las áreas que conforman un determinado proyecto.
Si la comunicación es fluida y los trabajadores tienen un minucioso conocimiento sobre los valores y la identidad de la empresa, habrá mayor predisposición y aciertos a la hora de poner en marcha proyectos con clientes externos.
Pero atención, no hay que confundir comunicación con información. En este último caso, se trata de transmitir un mensaje, especialmente la distribución de tareas.
En relación a este aspecto, en los últimos años el rol del Director de Proyectos pasó a ser una figura muy importante dentro de las empresas, ya que se trata de la persona con los conocimientos para plantear la estrategia más adecuada a implementar en el proyecto. También es el encargado de delegar las tareas que correspondan a cada área y a mantener una comunicación activa durante todo el proceso con las partes para asegurarse de que estén terminadas a tiempo y con los menores defectos posibles.
En cambio, cuando nos referimos a la comunicación, esperamos que haya un feedback, que permita crear una base sólida para la empresa, donde los trabajadores se sientan con la seguridad de que forman parte activa dentro de ella.
Haciendo hincapié en estos fundamentos, podemos mencionar varios beneficios que se comenzarán a percibir una vez aplicados. A continuación repasamos algunos.
Beneficios de una buena comunicación interna
Al fin y al cabo, los beneficios de una buena comunicación interna van a traducirse en resultados fructíferos para la empresa.
Sin embargo, en este artículo nos centraremos en los beneficios del día a día dentro de ella, teniendo como protagonista a los empleados que forman los equipos productivos.
Sentimiento de pertenencia y vínculo de confianza entre pares: Los beneficios de una buena comunicación interna es que los empleadores lograrán sentirse parte de la empresa. De esta manera, la motivación será el motor que active y garantice la productividad de la empresa.
Resolución de problemas inmediata: Teniendo en cuenta el punto anterior, será muy notorio que ante la presentación de un problema, su solución será mucho más rápida y efectiva gracias a que los empleados recurrirán a conocimientos que ya adquirieron para buscar la raíz del problema y solucionarlo fácilmente, agilizando, así, el proceso.
Optimiza tareas y mejora la organización: durante la repartición de tareas, podrán establecerse las prioridades y el rol que cada uno ocupará en el proyecto, permitiendo un flujo de trabajo más ameno.
Mejora el clima laboral: Por último, pero no por eso menos importante, en este punto y en la sumatoria de todos los anteriores, se podrá percibir que el clima laboral resulta más armonioso cuando todos los departamentos que conforman el engranaje de la empresa funcionarán sin trabas, mejorando la relación entre ellos y logrando un feedback más enriquecedor.
Tenemos que saber que para alcanzar el nivel de comunicación interna que esperamos para nuestra empresa, primero es necesario comprender que se trata de un proceso de prueba y error. Sin embargo, hay herramientas que pueden asegurarnos el camino:
Consejos para mejorar la comunicación interna
Para la práctica de una buena comunicación interna, hay métodos que pueden aplicarse para la conformación de la empresa y la eficiencia de la comunicación interna. Te contamos cuáles aplicamos en Academia Numen para mejorar nuestros resultados:
Plantear los objetivos y estrategias: Como todo proceso o proyecto, es necesario definir objetivos y estrategias de antemano. Es importante que sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y oportunas.
Durante el transcurso del proyecto el proceso de comunicación debe atenerse y alinearse a estas estrategias planteadas para conseguir mejores resultados.
Escuchar a los empleados: Cuando los empleados están interiorizados en la información y los valores de la empresa, les es más fácil contar con la seguridad de aportar ideas y sugerencias. Al depositar confianza sobre ellos para que lo hagan, se obtendrá inmediatamente la motivación que buscamos en ellos para llevar a cabo las tareas.
Hoy en día es cada vez más común que las empresas apliquemos una modalidad de comunicación horizontal, poniendo a todas sus partes como pares y generando un diálogo continuo, demostrando grandes niveles de productividad.
Generar un espacio de trabajo ameno: cuando se nos presenta un proyecto complejo que puede convertir las tareas en un desarrollo engorroso o complicado, una manera muy eficaz de canalizarlas es a través del juego. Implementar esta modalidad para encontrar soluciones a través de la diversión logra agilizar los procesos de manera efectiva.
Implementar una plataforma de comunicación: Existen numerosas plataformas de colaboración empresarial, incluso que permiten su uso de forma gratuita, diseñadas específicamente para que la comunicación no pierda su curso.
Cada uno de los empleados, a través de su usuario, puede acceder a la lista de tareas verificando cuáles tiene que realizar o cuáles ya fueron finalizadas. Además, lo más destacable de estas plataformas es la capacidad de almacenar piezas y documentos importantes que hacen a los proyectos, determinar cuántas horas se implementaron para cada tarea y comunicar el avance o retraso de las mismas.
No hacer reuniones constantemente: Con el avance de la virtualidad, sobre todo en los últimos años, escuchamos diariamente quejas por la cantidad de horas que se destinan a reuniones grupales.
En nuestro caso, aconsejamos que solo se llegue a esa instancia cuando son necesarias. ¿Cuántas veces pensaste que esa reunión podría haber sido un correo electrónico?
Las constantes reuniones pueden resultar contraproducentes porque no se obtiene nada productivo de la misma, y finalmente, se traduce en menos tiempo de productividad.
Hasta acá te contamos cuáles son las maneras que comúnmente usamos en Academia Numen para mantener una comunicación fluida entre quienes formamos parte, ¡nos encantaría escuchar las tuyas!